Как поставите задачу, так и сделают

Наверняка каждый руководитель сталкивался с проблемой невыполнения задачи подчиненными. Уверен вы знаете наизусть фразы “Я забыл…”, “Я не успел….”, “А разве вы просили меня сделать что то другое…” , или еще круче “А когда именно вы просили меня это сделать…”.

Наверное, вы думаете, что вокруг вас одни лентяи или расчетливые манипуляторы. Возможно, но чаще всего это не так, а истинная проблема кроется в вашем стиле ставить задачу. Дак что же я делаю не так? На самом деле нужно учитывать всего несколько деталей.

Дочитайте статью до конца, в этих нескольких абзацах наш трехлетний опыт.

Как ставить задачу правильно.

1. Описание проблемы. Ваши сотрудники не роботы и недостаточно просто сказать, что нужно сделать. Постарайтесь объяснить, почему появилась эта задача, какую проблему она решает. Что это значит для компании и лично для исполнителя.

2. Задача в формате SMART. После того как вы рассказали о причинах переходите к формулировке задачи. При этом помните, что задача должна быть – конкретной, измеримой, ограниченной во времени, актуальной и достижимой. Когда вы впервые начнете формулировать свои мысли в формате smart, скорее всего будет немного дискомфортно, возможно вам даже покажется что вы выглядите глупо. Но это необходимо перебороть. И уже очень скоро произойдет волшебство и вы почувствуете результат. Помните, что ваши мечты могут сбываться, только когда они сформулированы в виде целей в формате smart. На самом деле это проще чем кажется — попробуйте прямо сейчас.

3. Определите ресурсы для исполнителя. Чаще всего ваше видение ситуации намного глубже чем у исполнителя. Вам нужно передать всю информацию, которой вы владеете для решения задачи. Номера телефонов нужных людей, полезные статьи, определить, чем лично вы готовы помогать ну и конечно бюджет. Но не перегибайте палку — не пытайтесь продумать все. Воспитывайте самостоятельность — чем больше сотрудник сделает сам тем сильнее станет и тем более сложные задачи сможет решать.

4. Контроль понимания. Попросите исполнителя пояснить, как он понял задачу. Этот этап часто упускается из виду, но он имеет огромное значение. Ведь все люди разные и вас могут просто неправильно понять. Поэтому используйте возможность скорректировать единое понимание и исключить лишние действия. И кстати, раз от раза единое понимание будет расти. Это называется “понимать с полуслова”.

5. Мотивация. Каждая выполненная задача — должна конвертироваться в прибыль компании прямым или косвенным образом. Это факт, который стоит всегда держать в голове. А если так, то исполнитель должен получить часть пирога. Конечно, существуют стандартные задачи, которые прописаны в функциональных обязанностях и за это предполагается окладная часть. Но если задача нестандартная, новая или имеет большое значение для компании — включайте дополнительную мотивацию. Важно проговорить мотивацию именно в конце, т.к. это сильный эмоциональный взрыв в голове и после того как ваш подчиненный заразится желанием делать, вам будет тяжело вернуть его в конструктивное русло. Подробнее о мотивации в статье ‘Как мотивировать персонал, когда не в деньгах счастье‘.

6. Оцените готовность. Задайте простой вопрос — “Как ты оцениваешь готовность выполнить задачу по 10-ти бальной шкале”. Если окажется что меньше 8, разберите причины и устраните их. От 8 до 10 чаще всего мелкие детали, они решаются быстро. В любом случае добейтесь от исполнителя 10-ти бальной готовности. Когда это произошло, спросите “Каким будет твой первый шаг, и когда ты его сделаешь?”. Первый шаг самый сложный и его нужно сделать безотлагательно. Если сотрудник говорит завтра, спросите почему не сегодня, почему не сейчас. И если адекватной причины нет — он сам поймет что можно начать прямо сейчас.

Контроль исполнения.

Для вас важен конкретный результат, не так ли? Поэтому контроль это такой же процесс, как и постановка и относиться к нему нужно очень серьезно. Сейчас расскажу как именно.

Не задавайте глупых вопросов “Ну как?” “Все ок?” “Делаешь?” , не получите глупых ответов “Нормально.”, “Да, все ок.”, “Делаю.”.

Контроль вопрос должен быть конкретным – “На какой процент выполнена задача к данному моменту, какие конкретные результаты?”. Если прошло 9 дней из 10 отведенных, а задача сделана на 20 % — скорее всего у вас проблемы. Лучше всего работает контроль после 20%, 50% и 80% отведенного срока. Именно в эти промежутки времени вы должны вмешиваться в процесс и делать корректировки.

Если спустя 20% времени вы понимаете, что исполнитель не справляется, вы можете его поменять почти безболезненно. Если спустя 50% процесс замедляется — вы можете дать дополнительные ресурсы. 80% это переломный момент. Людям свойственно расслабляться на финише или терять силы. Вы должны стать толчком и придать силы на финишной прямой.

Фиксация задачи

После того как вы достигли полного понимания, задача должна быть зафиксирована. Мы используем для этого Битрикс 24 (о нем подробнее в следующей статье), но можно использовать и обычный файл Exel или GoogleDoc. Самое главное отразите в тексте задачу в SMART формате, одного (и только одного) ответственного, дату окончания и контрольные даты.

Вам может показаться, что все это слишком сложно, а у вас и так все отлично. Значит вы, либо талантливый управленец, либо до сих пор не сталкивались с по-настоящему серьезными проблемами неисполнения.
Ну и конечно цените время и не доводите до абсурда. Часто, особенно если задача текущая или очевидная, все изложенное можно сформулировать одним или двумя предложениями.

Выводы:

1. Тренируйте систему постановки задач регулярно и постепенно добьетесь автоматизма. А сотрудники привыкнут начнут вас понимать с “полуслова”.
2. Контролируйте исполнение не менее трех раз. Не бойтесь менять исполнителя.
3. Фиксируйте задачу в письменном или электронном виде. Сотрудник должен иметь доступ к тексту задачи, но не должен иметь возможность ее менять.)

P.S. Нам интересен ваш опыт и компетентное мнение, не стесняйтесь оставлять комментарии под постом.